Steuer: Essen auf Kosten der Firma? Bewirtungsbelege richtig absetzen

Das zwanglose Mittagessen, die Abschiedsfeier eines Kollegen oder der wichtige Geschäftstermin im Nobelrestaurant – das spart doch Steuern, oder?

"Könnten Sie mir bitte einen Bewirtungsbeleg bringen?" Solche Sätze sind in Restaurants bei Geschäftsterminen keine Seltenheit. Dass Bewirtungskosten von der Steuer abgesetzt werden können, wissen viele.

Es kommt nur darauf an, alles richtig zu machen. Denn falsch ausgefüllte Bewirtungsbelege, zu kostspielige Menüs oder unzulässige Anlässe werden vom Finanzamt nicht anerkannt. Ein Überblick.

Diese Kosten können Sie von der Steuer absetzen

Grundsätzlich können Sie Bewirtungskosten von der Steuer absetzen. Allerdings müssen Sie dabei einige Punkte beachten.

Absetzbare Kosten:

• Bei der Bewirtung von Mitarbeitern sind 100 Prozent der Kosten absetzbar.
• Bei geschäftlich veranlassten Bewirtungen von Geschäftspartnern und anderen Personen können Sie 70 Prozent der Kosten als Betriebsausgaben absetzen.

Bewirtung von Mitarbeitern

Erhalten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter etwa in einer Betriebskantine unentgeltlich oder verbilligt Mahlzeiten, kann der Chef die Bewirtungskosten in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehen.

Die Bewirtung erfolgt aus betrieblichen und nicht aus geschäftlichen Gründen. Die in den Bewirtungskosten enthaltene Umsatzsteuer können Unternehmen in vollem Umfang geltend machen.

Geschäftlich veranlasste Bewirtungen

Bei geschäftlichen Bewirtungen sind Aufwendungen grundsätzlich steuerlich absetzbar. Doch Vorsicht: Es gibt Einschränkungen. So sind Kosten für Bewirtungen nur dann voll (zu 100 Prozent) absetzbar, wenn sie Teil eines Leistungsaustauschs sind, wie bei einer Kundenführung durch das Unternehmen oder der Busfahrt zu einem Veranstaltungsort.

Wenn Geschäftspersonen zusammen mit dem Unternehmer oder Mitarbeitern essen gehen, können die Kosten zu 70 Prozent geltend gemacht werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Bewirtung in einem Café, Biergarten, Hotel oder einer Bar stattgefunden hat. Die verbleibenden 30 Prozent müssen Sie aus eigener Tasche bezahlen.

Dagegen sind Bewirtungen in der eigenen Wohnung nicht abzugsfähig. Auch unverhältnismäßig hohe Ausgaben, beispielsweise für Besuche in Nachtclubs oder Edelrestaurants, lassen sich steuerlich nicht absetzen. Die Kosten müssen stets in einem angemessenen Verhältnis zum geschäftlichen Anlass stehen.

Bei privaten Feiern wie Hochzeiten sind die Kosten für berufliche Gäste ebenfalls nicht abzugsfähig. Unternehmen sollten die Angemessenheit und den geschäftlichen Charakter ihrer Bewirtungsaufwendungen stets im Auge behalten, um steuerrechtliche Vorteile nutzen zu können.

Welche Anforderungen ein Bewirtungsbeleg erfüllen muss

Der Beleg muss folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Restaurants
• Datum und Ort der Bewirtung
• Angaben über den Anlass der Bewirtung, die erkennen lassen, dass zwischen den anwesenden Teilnehmern eine Geschäftsbeziehung besteht (Angaben wie Arbeitsgespräch, Infogespräch, Projektverhandlung, Kontaktpflege, Auftragsvergabe, Mandantengespräch, Akquisition, Kundenpflege)
• Detaillierte Auflistung der konsumierten Speisen und Getränke mit Einzelpreisen
• Gesamtbetrag inklusive Mehrwertsteuer

Weitere Angaben dürfen auf Bewirtungsbelegen nicht fehlen, wenn der Rechnungsbetrag 250 Euro übersteigt.

• Die Rechnung muss ausgestellt sein auf das Unternehmen, das die Bewirtungsleistung erbringt (Restaurant, Bistro, Café, Bar und so weiter), mit Name und Anschrift des Unternehmens.
• Es genügt nicht, wenn "Speisen und Getränke" (also Sammelbezeichnungen) auf der Rechnung steht. Es müssen Art und Umfang der in Anspruch genommenen Leistung aufgeführt werden.
• Der Beleg muss die Gesamtsumme inklusive Umsatzsteuer enthalten.
• Der Beleg sollte eine fortlaufende Rechnungsnummer haben.
• Die Angabe der Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Rechnungsstellers ist erforderlich.

In der Regel sind diese Informationen bereits automatisch auf den Bewirtungsbelegen vorhanden, die von den Kassensystemen der gastronomischen Betriebe ausgegeben werden.

Allgemeine formelle Anforderungen

Es ist wichtig zu beachten, dass handschriftliche Rechnungen oder Quittungen in keinem Fall ausreichen. Am besten ist es, wenn der Bewirtungsbeleg maschinell, also durch eine Registrierkasse erstellt und ausgedruckt wurde. Mit modernen Kassensystemen können Belege sogar per E-Mail versendet und buchhalterisch abgelegt werden.

Erfassen Sie Bewirtungskosten stets getrennt von anderen Betriebsausgaben. Der volle Vorsteuerabzug ist nur möglich, wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind. Im Zweifelsfall nehmen Sie Kontakt mit Ihrem Steuerberater auf.