So lange müssen Sie Ihre Unterlagen aufbewahren

Kontoauszüge, Belege und Verträge türmen sich zu Hause irgendwann zu Papierbergen an. Überblick? Fehlanzeige. Deshalb lohnt sich regelmäßiges Aussortieren. Dabei sollten Sie allerdings bestimmte Aufbewahrungsfristen im Blick behalten. Eine Übersicht.

Im Schrank türmen sich Aktenordner, vollgestopft mit Unterlagen. Höchste Zeit, einmal für Ordnung zu sorgen. Beim Aussortieren sind Verbraucher dann aber oft unsicher: Was müssen sie eigentlich wie lange aufbewahren? Und was können sie bedenkenlos entsorgen? Was in dem Fall bedeutet: schreddern. Denn auf den Unterlagen sind oft sensible personenbezogene Daten verzeichnet.

Kassenbons

Es sind nicht nur Belege über den Zahlvorgang. Kassenbons sind auch ein Nachweis dafür, von wem etwas gekauft worden ist – und wann. "Dies könnte wichtig werden, wenn innerhalb der zweijährigen Gewährleistungspflicht Reparaturansprüche geltend gemacht werden müssen", sagt Annabel Oelmann von der Verbraucherzentrale Bremen. Sie rät, Zahlungsbelege mindestens drei, besser vier Jahre aufzubewahren.

Oft setzen auch Garantieleistungen von Herstellern oder Händlern voraus, dass Sie den Kauf der Ware belegen können. Behauptet zum Beispiel ein Vertreter eines Inkassobüros, Sie haben etwas gekauft, aber noch nicht bezahlt, sind Sie in der Beweispflicht. Sie müssen dann belegen, dass die Forderung bereits beglichen ist. Können Sie das nicht, müssen Sie unter Umständen noch mal zahlen.

Kontoauszüge

Privatpersonen sind gesetzlich nicht grundsätzlich verpflichtet, ihre Kontoauszüge aufzubewahren. Darauf weist Tanja Beller vom Bundesverband deutscher Banken hin. Dennoch sollten Sie Kontoauszüge einige Jahre behalten – mindestens für die dreijährige Verjährungsfrist, die für Alltagsgeschäfte gilt. So können Privatleute im Zweifelsfall beweisen, dass ein bestimmter Betrag abgebucht wurde und die Forderung somit erledigt ist.

Auch für Kontounterlagen gibt es keine einheitlichen Fristen. Trotzdem ergibt es bei einem auf unbestimmte Zeit abgeschlossenen Kontovertrag Sinn, diesen dauerhaft aufzubewahren. So wissen Sie im Fall von späteren Forderungen, welche Rechte und Pflichten vereinbart wurden. Gleiches gilt für Darlehensverträge.

Für Besserverdienende gilt: "Hat jemand Einkünfte von mehr als 500.000 Euro im Jahr, muss er Kontoauszüge sechs Jahre aufbewahren", sagt Beller. Unternehmer müssen die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Unterlagen von zehn Jahren beachten.

Rechnungen

Handwerkerrechnungen sollten Verbraucher aufbewahren, solange sie Ansprüche gegen den Betrieb geltend machen können. Für Werkverträge mit Handwerkern gelten besondere Verjährungsfristen. Für Gewährleistungsansprüche sind das zwei Jahre. "Wenn Bauarbeiten in Auftrag gegeben wurden, kann die Gewährleistungspflicht sogar fünf Jahre betragen", erklärt Oelmann.

Steuerunterlagen

Wurden dem Finanzamt Rechnungen und sonstige Belege vorgelegt und ist der Steuerbescheid in Ordnung, dann müssen diese Unterlagen für den Fiskus nicht mehr archiviert werden. "Gibt der Steuerzahler seine Steuererklärung elektronisch ab, dann muss er die Belege bis zur Bestandskraft des Steuerbescheids aufbewahren", sagt Isabel Klocke vom Bund der Steuerzahler in Berlin.

Versicherungsunterlagen

Sie sollten so lange aufbewahrt werden, wie der Versicherungsvertrag gilt. "Am wichtigsten sind hier der Versicherungsschein und der Antrag", erklärt Mathias Zunk vom Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) in Berlin. Ist die Versicherung gekündigt oder abgelaufen, können die Unterlagen geschreddert werden. Zunk rät aber davon ab, Belege vorschnell zu entsorgen. Sie könnten beispielsweise noch für die Steuererklärung benötigt werden – oder erbrechtlich von Belang sein. Das gilt zum Beispiel für Auszahlungen von Renten- und Lebensversicherungen.

Mietunterlagen

Ansprüche aus dem Mietverhältnis, zum Beispiel auf Mietzahlungen oder Betriebskostennachzahlungen, verjähren nach drei Jahren. Die Verjährungsfrist beginnt mit dem Ende des Jahres zu laufen, in dem der Anspruch entstanden ist. Das bedeutet, wer Mitte 2018 auszieht, kann theoretisch bis Ende 2021 mit Vermieterforderungen konfrontiert werden. Da ist es wichtig, Mietvertrag, Betriebskostenabrechnungen, Mieterhöhungsschreiben oder den Briefwechsel zur Hand zu haben. Auch Zahlungsbelege und Kontoauszüge sollten längerfristig aufbewahrt werden. Bei einem Streit etwa darüber, ob und in welcher Höhe die Mietkaution gezahlt wurde, ist der Mieter beweispflichtig.

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Dagegen dürfen Wohnungsübergabeprotokolle, Rechnungen über Malerarbeiten, Tapeten oder Farben eigentlich schon nach einem halben Jahr weggeworfen werden. Vermieteransprüche wegen unterlassener Renovierungsarbeiten oder Reparaturen verjähren nach sechs Monaten. Allerdings sollten Sie laut Deutschen Mieterbund sicherheitshalber abwarten, bis der Vermieter die Mietkaution zurückgezahlt hat. Erst dann sind Sie wirklich sicher, dass der Vermieter keine Forderungen mehr stellen wird.