Fahrtenbuch führen: Was der Fiskus nicht akzeptiert

Sie fahren Ihren Dienstwagen auch privat? Und Sie dachten, eine Excel-Tabelle als Fahrtenbuch sei professionell und problemlos? Weit gefehlt.

Wer seinen Firmenwagen auch privat nutzt, muss diesen steuerlichen Vorteil in seiner Einkommensteuererklärung angeben. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten, berichtet die "Deutsche Handwerks Zeitung" (DHZ):

Fahrtenbuch richtig führen

Damit das Finanzamt die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch steuerlich anerkennt, gibt es einiges zu beachten:

• Man muss alle Fahrten aufzeichnen. Dazu gehören die Route, die zurückgelegten Kilometer sowie der Grund der Fahrt.
• Das Fahrtenbuch ist zeitnah und lückenlos zu führen.
• Nachträgliche Änderungen müssen klar erkennbar sein.

Folgende Fehler vermeiden

Typische Fehler sollten Sie beim Führen des Fahrtenbuchs nicht machen, um Frust zu vermeiden. Denn sonst kann die ganze Mühe umsonst sein, weil das Finanzamt das Fahrtenbuch als steuerlich unwirksam einstuft und daher nicht berücksichtigt. Diese Fehler sollten Sie laut DHZ vermeiden:

• Alle Fahrten in einer Excel-Tabelle erfassen. Denn die Auszeichnungen können nachträglich verändert werden, ohne dass dies ersichtlich ist.
• Fahrten auf losen Blättern dokumentieren. Denn einzelne Seiten können nachträglich verändert oder ausgetauscht werden. Besser also ein fest gebundenes Buch benutzen.
• Fahrten verspätet eintragen, weil man das Buch nicht pünktlich zum 1. Januar gekauft hat. Und Einträge nachschreiben, weil das Fahrtenbuch etwa stark verschmutzt wurde. In beiden Fällen kann das Fahrtenbuch ungültig werden, da die Einträge so nicht zeitnah erfolgten

Rechtssicherheit erhalten

Tipp: Es gibt die Möglichkeit, sein Fahrtenbuch rechtssicher prüfen zu lassen. Diesen Service bietet das Finanzamt kostenlos an, schreibt die DHZ und verweist auf ein Urteil des Finanzgerichts Hessen (Az.: 3 K 1219/21).

In dem Streitfall bat ein Unternehmer das Finanzamt, sein elektronisches Fahrtenbuch mit Aufzeichnungen zu prüfen - im Rahmen der sogenannten Anrufungs-Auskunft (nach § 42e EStG).

Der Fall ging zwar zuungunsten des Unternehmers aus, zeigt aber, dass man frühzeitig vom Finanzamt prüfen lassen kann, ob man sein Fahrtenbuch korrekt führt. Oder man fragt vorab, seinen Steuerberater, rät die DHZ.