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Für Privatpersonen Aufbewahrungsfristen von Unterlagen: Das sollten Sie wissen
Nicht nur Unternehmen sind verpflichtet, Unterlagen über einen gewissen Zeitraum aufzubewahren. Aufbewahrungsfristen gelten auch für Privatpersonen.
Als Privatperson sind Sie für die Aufbewahrung Ihrer Unterlagen selbst verantwortlich. Im Zweifelsfall sollten Sie immer auf diese Unterlagen zugreifen können. Es ist daher ratsam, einen guten Überblick über wichtige Dokumente zu behalten. Je nach Art des Dokuments gelten unterschiedliche Fristen.
Diese Dokumente müssen Sie dauerhaft aufbewahren:
Einige Unterlagen und Dokumente unterliegen einer Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen und müssen dauerhaft aufbewahrt werden. Dazu zählen:
Dokumente zur Identität:
- Geburts- oder Adoptionsurkunden
- Heiratsurkunden oder Scheidungsbeschlüsse
- gültige Ausweisdokumente wie Personalausweis oder Reisepass
- Namensänderungsurkunden und Erbscheine
- Sozialversicherungsausweis
Ausbildung oder Arbeitslaufbahn
- Zeugnisse, wie etwa Studienabschlüsse
- Gesellenbrief, Meisterbrief
- Arbeitszeugnisse und Empfehlungsschreiben
Finanzielle Situation
- Immobilien-Kaufverträge, Kreditunterlagen und Grundbuchauszüge
- Belege, wenn Sie etwas größeres gekauft haben, beispielsweise ein Auto
- Sparbücher, Aktien und Wertpapiere
- Gerichtsurteile und Vollstreckungsbescheide – sie müssen 30 Jahre lang aufbewahrt werden
- Finanzielle Nachweise für die Steuererklärung sollten mindestens vier Jahre lang aufbewahrt werden
Unterlagen, die Ihre spätere Rente betreffen:
Haben Sie diese Unterlagen griffbereit, erleichtert das vieles, wenn Sie Ihren Renteneintritt planen. Dazu zählen:
- Arbeitsverträge
- Lohnsteuerbescheinigung
- Meldungen zur Sozialversicherung
- Nachweise über eventuelle Arbeitslosigkeit
Für diese Dokumente gelten kürzere Fristen:
Rechnungen und Quittungen
Rechnungen sollten Sie mindestens zwei Jahre aufbewahren. Nur so können Sie sichergehen, dass Sie zum Beispiel für eine Handwerkerleistung Gewährleistungsansprüche geltend machen können. Auch für einen möglichen Garantiefall benötigen Sie die Originalquittung.
Kontoauszüge, alte Mietverträge, abgelaufene Abos
Bei diesen Unterlagen wird empfohlen, sie bis zu drei Jahre nach Kündigung noch aufzubewahren. So sind Sie auf der sicheren Seite, wenn es zu unberechtigten Abbuchungen von Ihrem Konto kommt oder Sie bereits gezahlte Beträge nachweisen müssen.
Gehaltsabrechnungen
Eigentlich brauchen Sie Gehaltsabrechnungen nicht aufzubewahren, doch oft werden diese verlangt, wenn Sie beispielsweise einen Kredit aufnehmen möchten. Um die Lohnsteuerbescheinigung zu prüfen, benötigen Sie ebenfalls die Gehaltsabrechnungen. Aus diesem Grund kann es sinnvoll sein, Gehaltsabrechnungen für ein Jahr aufzubewahren.
Steuerunterlagen
Wenn Ihr Steuerbescheid unter Vorbehalt versendet wurde, müssen Sie ihn aufbewahren, da es noch zu Nachforderungen kommen kann. Sowieso empfehlen Steuerhilfevereine, die Steuerbescheide aufzubewahren und ggf. zu archivieren.
Was gilt für digitale Dokumente?
Die Aufbewahrungsfristen gelten unabhängig davon, ob Sie die Unterlagen analog oder digital besitzen. Wenn Sie beispielsweise Dokumente online – beispielsweise bei ihrer Bank – hinterlegt haben, kann es Sinn ergeben, diese herunterzuladen und selbst zu speichern. So sind Sie unabhängiger, sollten Sie beispielsweise mal die Bank wechseln.
Fazit
Um auf Nummer sicher zu gehen, sollten Sie einen guten Überblick über Ihre Unterlagen haben und die unterschiedlichen Fristen beachten. Auch wenn Sie einige Unterlagen nicht mehr benötigen, kann es Sinn ergeben, diese zu archivieren.
- gesetze-im-internet.de: "Umsatzsteuergesetz (UStG): § 14b Aufbewahrung von Rechnungen" (Stand: 02.08.2023)
- test.de: "Welche Fristen gelten – wie Sie Ordnung halten" (Stand: 24.03.2023)
- verbraucherzentrale.de: "Aufbewahrungspflichten: Welche Unterlagen muss ich wie lange behalten?" (Stand: 06.06.2023)
