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Arbeit erleichtern Microsoft Word 2010: Die fünf gefragtesten Tipps
Mit Word 2010 hat Microsoft einiges vereinfacht. Doch gerade im Detailbereich wird es oft unübersichtlich. Inhaltsverzeichnis, Serienbrief, Silbentrennung, Wasserzeichen, Zeilenabstand: Hier finden Sie schnelle Lösungen zu den gängigen Fragen.
1. Inhaltsverzeichnis einfügen
Microsoft Word 2010 enthält ein einfach zu bedienendes Tool, mit dem Sie fast automatisch ein Inhaltsverzeichnis anlegen können. Voraussetzung dafür ist, dass Sie die Überschriften innerhalb Ihres Dokuments entsprechend als solche formatiert haben. Um Überschriften zu kennzeichnen, verwenden Sie am besten die in Word integrierten Formatvorlagen. Klicken Sie dazu auf Ihre Überschrift und anschließend in der Formatvorlagen-Übersicht auf "Überschrift 1".
Zwischenüberschriften werden mit der Formatvorlage "Überschrift 2" gekennzeichnet. Mit einem Rechtsklick auf die Formatvorlage in der Übersicht haben Sie die Möglichkeit, diese zu ändern, um beispielsweise Schriftgröße und Farbe anzupassen. Diese Änderung wirkt sich dann automatisch auf alle Überschriften in Ihrem Dokument aus.
Unter der Registerkarte "Verweise" finden Sie ganz links den Button "Inhaltsverzeichnis". Suchen Sie sich dort eine Formatierung für das Inhaltsverzeichnis aus und bestätigen Sie sie. An der gewünschten Stelle innerhalb des Dokuments erscheint nun ein Inhaltsverzeichnis mit allen Überschriften. Wenn Sie eine der Überschriften im Textkörper ändern, wird dies im Inhaltsverzeichnis übernommen. Dazu klicken Sie mit einem Rechtsklick auf das Inhaltsverzeichnis. Dieses wird nun grau hinterlegt. Die graue Farbe bedeutet, dass es sich um ein Feld handelt, welches vom Programm berechnet wird. Wählen Sie "Felder aktualisieren". Bei der nun erscheinenden Auswahl wählen Sie "Gesamtes Verzeichnis aktualisieren". So stellen Sie sicher, dass alle Änderungen übernommen werden.
2. Serienbrief erstellen
Microsoft Word 2010 hilft Ihnen dabei, einen Brief mit verschiedenen Adressen und einleitenden Grußformeln zu versehen. Den entsprechenden Button erreichen Sie über die Registerkarte "Sendungen". Klicken Sie links oben auf "Seriendruck starten", dann im Drop-down-Menü auf den "Seriendruck-Assistenten". Dieser führt Sie über die Navigation im unteren rechten Bildschirmbereich Schritt für Schritt zum Serienbrief: Zuerst legen Sie das Dokument fest, das Sie serienweise verschicken möchten. Wenn Sie beispielsweise das Dokument "Brief" gewählt haben, können Sie entscheiden: Soll das aktuell geöffnete Dokument, eine Mustervorlage aus Word oder ein bereits erstellter Brief als Startdokument verwendet werden.
Anschließend wählen Sie die Empfänger aus. Hier haben Sie die Möglichkeit, eine bereits vorhandene Liste auszuwählen. Oder Sie importieren Kontakte aus Ihrem Outlook-Konto. Sie können auch in Word eine neue Liste erstellen. Das Technikportal "CHIP online" rät, im Vorfeld genau zu planen, welche Datenkombinationen für Ihre Serienbriefe am sinnvollsten sind. Nehmen Sie sich daher genügend Zeit für die Strukturierung Ihrer Empfängerliste.
Nun haben Sie die wichtigsten Komponenten Ihres Serienbriefs ausgewählt. Diese müssen jetzt noch zusammengeführt werden. Dazu legen Sie im letzten Schritt die variablen Felder des Briefs, wie Adressblock und Grußzeile fest. Diese werden über das rechte Menüfenster definiert. Im nächsten Schritt sehen Sie eine Vorschau mit den angepassten Feldern. Zum Schluss können die Briefe ausgedruckt werden. Fertig ist der Serienbrief.
3. Silbentrennung steuern
In der Grundeinstellung von Word ist die Silbentrennung deaktiviert. Um sie zu aktivieren, wählen Sie die Registerkarte "Seitenlayout". Im Bereich "Seite einrichten" finden Sie den Button "Silbentrennung". Im Drop-down-Menü können Sie die Silbentrennung mit einem Klick auf "Automatisch" einschalten.
Für detaillierte Einstellungen wählen Sie "Silbentrennungsoptionen". In diesem Menü stellen Sie ein, in welchen Bereichen Word einzelne Begriffe in Silben trennt. Hier können Sie die Silbentrennzone auf einen Zentimeter erhöhen. Diese Trennzone beschreibt den Abstand zwischen dem Ende des letzten Wortes in einer Zeile und dem rechten Seitenrand. Der Wert für aufeinanderfolgende Trennstriche sollte nicht größer als drei sein, damit nicht am Ende jeder Zeile eine Silbentrennung erfolgt. Auch eine manuelle Steuerung der Silbentrennung ist möglich. Dies empfiehlt sich wegen des hohen Arbeitsaufwands und der Fehleranfälligkeit nur bei kurzen Texten.
Wenn Sie für einzelne Absätze keine Silbentrennung wünschen, gehen Sie wie folgt vor: Über einen Rechtsklick im betreffenden Absatz wählen Sie den Kontextbefehl "Absatz". Klicken Sie hier auf die Registerkarte "Zeilen- und Seitenumbruch". Unter "Formatierungsausnahmen" setzen Sie ein Häkchen bei "Keine Silbentrennung".
4. Wasserzeichen setzen
Für Wasserzeichen gibt es in Word 2010 hilfreiche Voreinstellungen. In der Registerkarte "Seitenlayout" finden Sie den zugehörigen Button "Wasserzeichen" im Bereich "Seitenhintergrund". Mit einem Mausklick rufen Sie ein Menü auf, das Ihnen verschiedene Wasserzeichen vorschlägt. Vorgefertigte Wasserzeichen wie "Eilt", "SFWM" (kurz für "So früh wie möglich"), "Nicht kopieren" oder "Entwurf" können Sie so direkt in Ihr Dokument einfügen.
Im Menü "Benutzerdefinierte Wasserzeichen" haben Sie zudem die Option, eigene Wasserzeichen zu erstellen. Auch das Einfügen von Bildern als Wasserzeichen ist möglich.
5. Zeilenabstand anpassen
Bei bestimmten Texten wie zum Beispiel Hausarbeiten für die Universität ist ein größerer Abstand zwischen den Zeilen notwendig. Um den Zeilenabstand in Microsoft Word 2010 anzupassen, markieren Sie den entsprechenden Text und führen den Cursor in der voreingestellten Registerkarte "Start", in den Bereich "Absatz". Dort klicken Sie auf das kleine Symbol in der unteren Reihe, das vier horizontale Linien und zwei Pfeile nach oben und nach unten zeigt. Von den voreingestellten 1,15 Zeilen Abstand können Sie auf eine Zeile herunter- und auf bis zu drei Zeilen hochgehen. Noch exakter lässt sich der Zeilenabstand in den "Zeilenabstandsoptionen" einstellen.
Hinweis: Alle Tipps für Microsoft Word 2010 wurden unter Windows 7 getestet.
