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Office-Tipps Serienbriefe oder Serien-Mails mit Microsoft Office schreiben
Es müssen nicht gleich hundert Empfänger sein: Ein Serienbrief oder eine Serien-Mail lohnt sich schon bei wenigen Adressen. Denn es geht einfach und ist mit Office deutlich schneller, als alle Briefe per Hand anzupassen. Und weniger Fehler macht man auch.
Mit Office 2007/2010 ist ein Serienbrief für mehrere E-Mail-Adressen schnell umgesetzt. Wir zeigen Ihnen die Arbeitsschritte vom Serienbrief zur Serien-Mail in einer Foto-Show.
So fangen Sie an: Adressdatei mit Office erstellen
Zuerst müssen Sie in Office eine Liste mit Ihren Adressen anlegen, am einfachsten erledigen Sie das mit Office Excel. Sie können wahlweise die Daten neu eingeben oder Ihre Outlook-Kontakte in eine Excel-Liste exportieren und dann diese Liste bearbeiten. Überlegen Sie, welche Angaben Sie benötigen und teilen Sie die Adressdaten in einzelne Felder auf. In der Regel werden Sie Felder wie Anrede, Vorname, Nachname, Straße, Postleitzahl, Stadt benötigen. Beim Export aus Office Outlook geschieht die Aufteilung automatisch. Unsere Foto-Show zeigt, wie Sie eine Adressdatei erstellen.
Brief oder E-Mail schreiben
Schreiben Sie in Word den Text, der für alle Empfänger identisch ist. Alternativ können Sie auch ein bereits vorhandenes Textdokument auswählen. Dann verknüpfen Sie das Dokument mit der Excel-Adressdatei. Anschließend fügen Sie die Seriendruckfelder hinzu, die aus Ihrer Excel-Datei ergänzt werden. Dazu wählen Sie die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen aus der Seriendruck-Symbolleiste. Hier können Sie auch Bedingungsfelder einfügen, um beispielsweise unnötige Leerzeichen zu vermeiden. Wie Sie mit Word ein Rundschreiben erstellen, zeigt Ihnen unsere Foto-Show: Serienbrief schreiben mit Office 2003.
Serien-Mail im Postausgang speichern
Bevor Sie die Mail mit Outlook verschicken oder den Brief ausdrucken, sollten Sie das Ergebnis testen. In der Seriendruckvorschau können Sie mehrere oder auch alle Datensätze durchblättern, um Fehler auszuschließen. E-Mails können Sie vor dem Versand im Postausgang speichern, anstatt sie, wie oft üblich, bei bestehender Verbindung direkt zu verschicken. Welche Einstellungen Sie dazu verändern müssen, zeigt die Foto-Show: Serien-E-Mail schreiben mit Office 2003.
