Zu hohe Nebenkostenabrechnung? So finden Sie die Fehler

Hohe Nachforderungen?

So finden Sie Fehler in Ihrer Nebenkostenabrechnung

Mit der Nebenkostenabrechnung kommen oft Nachforderungen auf Mieter zu. Doch nicht immer sind diese berechtigt. Diese Punkte sollten Sie besonders prüfen.

Rund die Hälfte der Nebenkostenabrechnungen ist nach einer Schätzung des Deutschen Mieterbundes fehlerhaft. Häufig führen diese Abrechnungen daher auch zu Streitigkeiten zwischen Vermieter und Mieter. Tatsächlich landen aber auch immer wieder Punkte auf der Betriebskostenabrechnung, die Sie als Mieter gar nicht zu tragen haben.

t-online erklärt Ihnen, worauf Sie in Ihrer Nebenkostenabrechnung besonders achten müssen, was der Vermieter Ihnen in Rechnung stellen darf und wie Sie erfolgreich Widerspruch gegen eine fehlerhafte Abrechnung einlegen können.

Was darf auf den Mieter umgelegt werden?

Der Vermieter darf laut der Betriebskostenverordnung (oft BetrKV abgekürzt) bei der Nebenkostenabrechnung einige Kostenpositionen auf die Mieter umlegen. Das sind:

• Heizungs-, Wasser- und Warmwasserkosten
• Kosten für einen Aufzug
• Müllabfuhr, Straßenreinigung und Entwässerung
• Hauswart/Hausmeister
• Gemeinschaftsantenne oder Breitbandkabel
• Grundsteuer
• Beleuchtung
• Fahrstuhl
• Schornsteinreinigung
• Gartenpflege
• Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung
• Sach- und Haftpflichtversicherungen (keine Rechtschutzversicherungen)
• Kosten für gemeinschaftlich genutzte Räume wie Waschküche, Sauna etc.

Dabei sind dem Vermieter auch Grenzen gesetzt, denn Nebenkosten stehen unter dem sogenannten Wirtschaftlichkeitsvorbehalt. Zu hohe beziehungsweise nicht notwendige Kosten darf der Vermieter den Mietern nicht in Rechnung stellen.

Das zeigt unter anderem ein Urteil des Oberlandesgerichts (OLG) Düsseldorf. Hier hatte ein Mieter gegen zu hohe Hausmeisterkosten geklagt. Denn dieser arbeitete in Vollzeit, die Kosten für die Stelle zahlten die Mieter – obwohl für einen Vollzeit-Hausmeister gar kein Bedarf bestand. Zwei Drittel der berechneten Kosten erhielt der Mieter deshalb zurück.

Wie muss eine Nebenkostenabrechnung aussehen?

Eine Betriebskostenabrechnung muss immer nach demselben Muster aufgebaut sein. Fehlt einer der folgenden Aspekte, ist dies ein sogenannter Formfehler und macht die Abrechnung ungültig. Diese Bedingungen gelten daher bei einer Nebenkostenabrechnung:

• Sie darf maximal zwölf Monate umfassen.
• Sie muss eindeutig und auch für juristische Laien nachvollziehbar sein.
• Sie muss spätestens ein Jahr nach dem Ende der Abrechnungsperiode beim Mieter eingehen.
• Jede Position muss einzeln abgerechnet werden.
• Sie muss die individuellen Nebenkosten jeder einzelnen Mieteinheit enthalten.
• Sie muss die Gesamtsumme aller Kosten aufführen.

Damit Sie die Rechnung gut nachvollziehen können, ist der Vermieter verpflichtet, den Umlageschlüssel anzugeben und die Rechenwege offen darzulegen. Die formelle Richtigkeit ist aber nicht das Einzige, auf das Sie achten sollten.

• Nebenkosten: Diese Fristen gelten für Mieter und Vermieter

Auch bei der Berechnung der Wohnfläche gelten strenge Richtlinien für die Vermieter, seit der Bundesgerichtshof 2018 die Mieterseite mit einem Urteil gestärkt hat. So darf der Vermieter bei der Nebenkostenabrechnung nicht einfach die Wohnfläche, die im Vertrag steht, bei der Betriebskostenabrechnung zugrunde legen.

Stattdessen kommt es auch bei der Betriebs- und Heizkostenabrechnung auf die tatsächliche Wohnfläche an – weicht diese um mehr als 10 Prozent vom Mietvertrag ab, können Mieter darauf bestehen, dass sich das auch bei den Nebenkosten niederschlägt.

Achtung bei Heizkosten

Bei den Heizkosten wird üblicherweise dazu geraten, besonderes Augenmerk auf sie zu legen, wenn die Verbrauchswerte von denen der Vorjahre abweichen. Gut zu wissen: Als Mieter ohne direkten Vertrag mit dem Versorger muss Ihr Vermieter Ihnen über die Nebenkostenabrechnung, die Sie Ende 2023 erreichte, auch die Dezember-Soforthilfe 2022 weiterreichen. Eine Nachzahlung fällt dann geringer aus oder eine Erstattung höher. Achten Sie also darauf, ob Ihr Vermieter das bedacht hat. Mehr dazu lesen Sie hier.

Was ist ein Verteilerschlüssel?

Der Verteilerschlüssel bestimmt, welchen Anteil der Gesamtkosten eine einzelne Mietpartei bei den Nebenkosten zu tragen hat. Dabei gibt es Vorgaben, wie ein Vermieter diesen zu berechnen hat: Die Kosten für Heizung und Warmwasser müssen vom Vermieter zu 50 bis 70 Prozent verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Der Rest wird nach der Wohnfläche berechnet.

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Wenn in allen Wohneinheiten Zähler vorhanden sind, muss der Vermieter auch die Nebenkosten für Wasser und Abwasser zu 100 Prozent nach Ihrem Verbrauch berechnen. Dabei kommt es auch auf die Wohnungsgröße an. Das lohnt sich etwa, wenn Sie sparsam sind und in einer großen Wohnung leben.

Sollte Ihnen die Nebenkostenabrechnung zu hoch erscheinen, kann es sich für Sie lohnen, einen Blick auf den Verteilerschlüssel und auf Ihre eigenen Wasseruhren zu werfen.

Für eine erste Analyse kann auch der Betriebskostencheck des Deutschen Mieterbunds eine Hilfe sein. Dort können Sie sämtliche relevanten Gebäudedaten sowie die einzelnen Nebenkostenpositionen der Abrechnung eingeben. Diese Daten vergleicht der Rechner dann mit dem bundesweiten Durchschnitt und ermittelt, ob die Betriebskosten des Wohngebäudes im Vergleich unauffällig sind oder ob es starke Abweichungen gibt.

Bei Auffälligkeiten sollten Sie sich die einzelnen Posten dann noch einmal genauer ansehen. Die Ergebnisseite des Checks können Mieter zu diesem Zweck als PDF-Datei herunterladen und mit zum Termin bei Beratern von Mietervereinen oder Verbraucherzentralen nehmen.

Welche Kosten darf der Vermieter nicht umlegen?

Leider führen Vermieter oder Verwalter auch immer wieder Punkte in der Nebenkostenabrechnung auf, die sie nicht auf die Mieter umlegen dürfen. Neben den Wasser- und Heizungskosten sollten Sie daher auch bei folgenden Posten aufpassen:

• Verwaltungskosten, etwa für die Hausverwaltung
• Bankgebühren
• Portokosten
• Zinsen
• Telefonkosten
• Reparaturkosten
• Renovierungskosten
• Gewerbekosten
• Doppelte Anrechnung
• Rücklagen

Wartungskosten gehören an sich zu den umlagefähigen Betriebskosten. Aber: Nicht selten stellen Vermieter unter diesem Posten auch Reparaturkosten und Instandhaltungsmaßnahmen dem Mieter in Rechnung. Diese hat aber der Vermieter selbst zu tragen.

• Beispiel: Bei der Wartung des Aufzugs in Ihrem Haus wird gleichzeitig etwas am Fahrstuhl repariert. Die Kosten hierfür hat allein der Vermieter zu tragen. Im Zweifel können Sie als Mieter Einsicht in die Originalrechnung verlangen.

Auch Verwaltungskosten, seien es Bankgebühren, Porto- und Telefonkosten oder Kosten für Hausverwaltung, müssen Sie als Mieter nicht tragen. Trotzdem tauchen diese auf mancher Nebenkostenabrechnung auf.

• Hausmeister: So müssen die Kosten aufgeschlüsselt werden

Außerdem sollten Sie aufpassen, dass kein Posten mehrfach auf der Rechnung auftaucht. Wenn für Aufgaben wie Treppenhausreinigung oder die Pflege der Grünanlagen ein Hausmeister angestellt ist, darf der Vermieter oder sein Verwalter nicht zusätzlich auch einen externen Dienstleister abrechnen.

Darf der Vermieter mich an Kosten für Gewerbe beteiligen?

Nein, höhere Kosten für eine Gewerbeeinheit im Haus dürfen Ihnen als Mieter nicht angerechnet werden. Wenn also in Ihrem Wohnhaus auch eine Gewerbeeinheit vermietet ist – etwa ein Café, eine Buchhandlung oder ein Modeladen –, dann sollten Sie die einzelnen Posten sehr genau prüfen. Was Sie als Mieter wirklich zahlen müssen, lesen Sie hier.

Die höheren Betriebskosten der Gewerbeeinheit muss der Vermieter oder Verwalter aus Ihrer Abrechnung herausrechnen. Er darf Sie also zum Beispiel nicht extra zur Kasse bitten, wenn durch das Café in Ihrem Haus die Kosten für die Müllabfuhr höher sind.

Das gilt auch für den Posten der Grundsteuer (mehr zur Grundsteuer lesen Sie hier). Gewerberäume können teurer vermietet werden als Wohnräume. Das wirkt sich auf den Einheitswert und damit auf die Höhe der Grundsteuer aus. In diesem Fall müsste der Vermieter die Kosten für die Grundsteuer aufteilen und dürfte nur den Teil auf Sie als Wohnungsmieter umlegen, der tatsächlich auf die Wohnräume entfällt.

Wie widerspreche ich einer Nebenkostenabrechnung?

Wenn Sie Ihrer Nebenkostenabrechnung widersprechen wollen, sollten Sie dies auf jeden Fall schriftlich tun, nicht mündlich und nicht per Mail. Stattdessen sollten Sie Ihren Widerspruch per Einschreiben versenden, um zu beweisen, dass dieser Ihren Vermieter erreicht hat.

Als Mieter haben Sie insgesamt ein Jahr Zeit, um der Nebenkostenabrechnung zu widersprechen. Bei Ihrem Schreiben sollten Sie dabei folgende Aspekte bedenken:

• Begründen Sie Ihren Widerspruch ausreichend.
• Vermutungen, Anschuldigungen oder Verdächtigungen sind nicht ausreichend.
• Als Mieter haben Sie das Recht, die Originalbelege einzusehen.
• Ein Widerspruch ist auch nach Zahlung der Abrechnung noch möglich.

Wer hilft mir, Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einzulegen?

Wenn Sie Ihrer Abrechnung widersprechen wollen, lassen Sie sich am besten vom örtlichen Mieterschutzverein oder einem Anwalt beraten. Rufen Sie Ihren Vermieter erst nach der Beratung an, nicht davor.

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Das erspart Ihnen auch unnötige Konflikte mit Ihrem Vermieter. Denn die Mietschutzvereine oder auch Ihr Anwalt können bei der Beratung gleich einschätzen, wie hoch die Erfolgsaussichten Ihres Widerspruchs sein werden. Sind Ihre Einwände berechtigt, können Sie als Mieter die Zahlung der Nebenkosten entsprechend kürzen oder verweigern.