Foto-Show: Nebenkostenabrechnung – die häufigsten Fehler

Rund 30 Millionen Nebenkostenabrechnungen werden jährlich verschickt. Oft werden erhebliche Nachzahlungen gefordert. Doch Schätzungen zufolge ist rund jede zweite Abrechnung fehlerhaft. Mieter sollten genau hinsehen und die Abrechnung gegebenenfalls beanstanden.

Mieter müssen nur Betriebskosten zahlen, die auch im Mietvertrag vereinbart wurden. Nebenkosten stehen zusätzlich unter Wirtschaftlichkeitsvorbehalt. Nur angemessene und wirklich erforderliche Kosten dürfen Mietern in Rechnung gestellt werden.

Formfehler können die Nebenkostenabrechnung unwirksam machen. Der Abrechnungszeitraum darf etwa maximal zwölf Monate betragen und die Rechnung muss binnen Jahresfrist gestellt werden. Der Vermieter muss alle Positionen einzeln abrechnen und ist verpflichtet, den Umlageschlüssel anzugeben sowie die Rechenwege offen darzulegen.

Heizkosten sind der größte Posten in der Nebenkostenabrechnung. Weicht der in Rechnung gestellte Verbrauch deutlich von den Vorjahren ab, sollte man genauer hinsehen. Bei Ungereimtheiten sollten Mieter prüfen, ob der Verteilerschlüssel stimmt. Heizung und Warmwasser müssen vom Vermieter zu 50 bis 70 Prozent verbrauchsabhängig abgerechnet werden, der Rest nach Wohnfläche.

Zumindest grobe Orientierung bietet auch der Betriebskostenspiegel des DMB, der die durchschnittlichen Nebenkosten pro Quadratmeter und Monat ausweist. Liegen die eigenen Heizkosten deutlich über den Durchschnittskosten, obwohl das Mietobjekt laut Energieausweis einen hohen energetischen Standard hat, sind Zweifel angebracht.

Wenn es in allen Wohneinheiten Zähler gibt, müssen Wasser und Abwasser nach Verbrauch abgerechnet werden. Was die übrigen Nebenkosten angeht, ist die Umlage entweder pro Kopf oder nach Fläche möglich. Ist im Mietvertrag kein Schlüssel vereinbart, wird meist nach Fläche abgerechnet.

Wartungskosten – beispielsweise für die Heizung oder den Fahrstuhl – dürfen auf die Mieter umgelegt werden, nicht jedoch Reparaturkosten. Mieter können Einsicht in die Original-Rechnung verlangen.

Verwaltungskosten muss der Mieter nicht bezahlen. Egal ob Bankgebühren, Porto- und Telefonkosten oder Kosten für die Hausverwaltung: Der Vermieter muss sie allein tragen.

Hin und wieder werden einzelne Posten doppelt in Rechnung gestellt. Das ist beispielsweis beim Hausmeister denkbar. Gehört zu dessen Aufgaben auch die Reinigung des Treppenhauses oder die Pflege der Grünanalgen, darf hierfür nicht auch noch ein externer Dienstleister in Rechnung gestellt werden.

Besondere Sorgfalt bei der Prüfung der Abrechnung empfiehlt sich, wenn im Haus ein Gewerbebetrieb ansässig ist. Bei Gaststätten beispielsweise fallen oft größere Abfallmengen an. Der Vermieter muss das bei der Umlage der Kosten berücksichtigen. Auch bei der Umlage der Grundsteuer müssen Gewerbe- und Wohnflächen oft getrennt voneinander abgerechnet werden.