Nebenkostenabrechnung: Frist für Vermieter und Mieter

Forderung kann verfallen

Nebenkostenabrechnung zu spät? Wann Mieter nicht zahlen müssen

Mieter müssen auch die Nebenkosten tragen. Doch kommt Ihr Vermieter zu spät mit der Abrechnung auf Sie zu, sind Sie in der Regel fein raus.

Die Nebenkostenabrechnung kann für Mieter ordentlich ins Geld gehen. Verpassen es Vermieter allerdings, rechtzeitig Bilanz zu ziehen, verpuffen seine Forderungen. Denn sowohl für die Übermittlung der Betriebskostenabrechnung als auch für einen möglichen Einspruch der Mieter gelten gesetzliche Fristen, die Sie beachten müssen. Ein Überblick.

Nebenkostenabrechnung: Bis wann muss sie beim Mieter sein?

Die Nebenkostenabrechnung erfolgt jährlich und muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen sein. Hält der Vermieter diese Frist nicht ein, müssen Sie mögliche Nachforderungen nicht zahlen. Das ist in § 556 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) geregelt. Es sei denn, "der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten", heißt es dort. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn ein Gebührenbescheid der Gemeinde verzögert beim Vermieter eintrudelt.

Laut Bundesgerichtshof soll die einjährige Abrechnungsfrist "für Rechtssicherheit und Rechtsklarheit" im Verhältnis zwischen Vermietern und Mietern sorgen. Deshalb darf sie im Gegensatz zu den Fristen im Verjährungsrecht nicht neu beginnen, sollte die Abrechnung zum Beispiel unvollständig oder formal fehlerhaft sein.

Damit soll ausgeschlossen werden, dass Vermieter ihren Mietern noch kurz vor Ablauf der Frist eine unvollständige Abrechnung vorlegen, die sie erst nach Ablauf der Frist überarbeiten und in die erforderliche Form bringen.

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Laut Simone Marustzök vom Deutschen Mieterbund (DMB) ist die Abrechnungsperiode typischerweise das Kalenderjahr. Die Abrechnung von 2023 müsste also spätestens bis zum 31. Dezember 2024 beim Mieter sein. "Denkbar sind aber auch andere zwölfmonatige Zeitabschnitte", sagt Marustzök – etwa vom 1. Oktober bis 30. September. Dann muss das Vorjahr entsprechend bis zum 30. September des Folgejahres aufgearbeitet sein.

Welche Frist haben Mieter für das erste Prüfen der Nebenkostenabrechnung?

Für das Prüfen der Nebenkostenabrechnung haben Mieter erst einmal 30 Tage Zeit. Das ist die übliche Frist, die ihnen für eventuelle Nachzahlungen zugestanden wird. In dieser Zeit können Mieter Einsicht in die Originalunterlagen verlangen – entweder direkt beim Vermieter oder anhand von zugesandten Kopien. Sollte diese Zeit nicht ausreichen, kann die Nachzahlung explizit unter Vorbehalt erfolgen. Die Zahlung sollte auf keinen Fall verweigert werden, denn dann sieht man sich manchmal schneller vor Gericht wieder, als einem lieb ist.

Was kann der Mieter tun, wenn die Nebenkosten zu hoch sind?

Generell haben Mieter zwölf Monate nach Zugang der Nebenkostenabrechnung Zeit, Einwände gegen die Kostenaufstellung und eventuelle Nachforderungen anzubringen. Er kann auch Einsicht in die Unterlagen verlangen, um die Abrechnung auf Richtigkeit zu prüfen.

Legen Mieter später als zwölf Monate Einspruch ein, braucht der Vermieter diese nicht zu berücksichtigen. Es sei denn – und das gilt auch hier – "der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten." (§ 556 BGB)

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Bis wann muss der Vermieter Guthaben erstatten?

Nur weil ein Vermieter die Frist zur Abrechnung verpasst, entbindet ihn das nicht von seiner grundsätzlichen Pflicht, die Schlussrechnung zu erstellen. Immerhin könnte dabei herauskommen, dass die monatlichen Vorauszahlungen des Mieters die tatsächlich angefallenen Kosten übersteigen. Und im Gegensatz zu Nachzahlungsansprüchen kann ein Guthaben nicht verfallen.