Rechnung korrigieren – so geht’s bei Fehler im Dokument

Wichtig für die Selbstständigkeit

Rechnung korrigieren – so geht’s

Selbstständige müssen eine Rechnung ausstellen können. Was, wenn sich trotzdem ein Fehler ins Dokument einschleicht? So nehmen Sie eine Korrektur vor.

In der Selbstständigkeit und Freiberuflichkeit liegen viele Chancen, aber auch Tücken wie die Scheinselbstständigkeit oder das Ausstellen von Rechnungen. Einige Fragen wollen geklärt werden. Dazu gehört der Fall, was passiert, wenn Sie eine falsche Rechnung ausgestellt haben. Lässt sich diese korrigieren? Ist das nötig? Wie funktioniert das? Wir beantworten diese drei Fragen für Sie.

Wann ist eine Rechnungskorrektur notwendig?

Fehler in einer Rechnung müssen nicht zwingend korrigiert werden, zum Beispiel bei kleinen Vertippern oder Rechtschreibfehlern. Die Daten in der Rechnung müssen jedoch klar verständlich sein. Ist das nicht der Fall, ist eine Korrektur notwendig. Ansonsten können Sie diese Rechnung nicht für die Vorsteuer gelten machen.

Wichtig ist etwa, dass alle Pflichtangaben enthalten sind, die in eine Rechnung gehören. Diese Pflichtangaben, wie das Ausstellungsdatum und der Gesamtbetrag, sind in Paragraf 14 des Umsatzsteuergesetzes festgelegt. Falls zum Beispiel der falsche Steuersatz angegeben ist, muss die Rechnung ebenfalls korrigiert werden.

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Wie korrigiert man eine noch nicht verbuchte Rechnung?

Von Vorteil ist, wenn Sie eine falsche Rechnung ausgestellt haben, der Empfänger diese aber noch nicht verbucht hat. In diesem Fall brauchen Sie keine Rechnungskorrektur erstellen. Es genügt, wenn Sie stattdessen eine neue Rechnung schreiben, welche die gleiche Rechnungsnummer und die richtigen Daten enthält.

Alternativ können Sie auch ein Berichtigungsdokument anfertigen, das klar der falschen Rechnung zuordenbar ist. Ein solches Berichtigungsdokument muss Folgendes beinhalten:

• Adresse und Name des Rechnungsstellers
• ein Verweis auf die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum der fehlerhaften Rechnung
• die Korrektur der Fehler.

Wie korrigiert man eine schon verbuchte Rechnung?

Falls Sie eine falsche Rechnung ausgestellt haben und diese bereits verbucht worden ist, reicht es nicht, wie eben beschrieben vorzugehen. Sie dürfen dieses Dokument nicht mehr im Nachhinein anpassen. Stattdessen ist es nötig, dass Sie eine Stornorechnung anfertigen.

Eine Stornorechnung weist einen negativen Rechnungsbetrag aus und muss eine neue Rechnungsnummer tragen, zur Zuordnung jedoch auch Rechnungsdatum und -nummer der falschen Rechnung beinhalten. Dann wird die falsche Rechnung ungültig.

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Im Anschluss schreiben Sie eine neue, korrekte Rechnung, die eine neue Rechnungsnummer trägt. Zur Sicherheit sollten Sie darin allerdings ebenfalls noch einmal auf die Stornorechnung verweisen, indem Sie deren (bereits benutzte) Rechnungsnummer mit angeben.