Abmahnung im Job: So lange bleibt sie in Ihrer Personalakte

Aufgrund eines Fehlverhaltens können Arbeitgeber ihren Beschäftigten eine Abmahnung erteilen. Diese kann mündlich oder schriftlich erfolgen.

Verletzt ein Arbeitnehmer seine Pflichten gegenüber dem Arbeitgeber, so hat dieser das Recht, ihn abzumahnen. Die Abmahnung weist den Arbeitnehmer auf sein Fehlverhalten hin und ist gleichzeitig eine Warnung: Ändert der Mitarbeiter nichts an seinem Verhalten, muss er mit einer Kündigung rechnen. Eine Abmahnung darf von allen weisungsberechtigten Personen ausgesprochen werden.

Verjährung von Abmahnungen im Arbeitsrecht

Ist eine Abmahnung rechtmäßig, verjährt sie nicht. Sie verbleibt in der Personalakte des Mitarbeiters. Auch nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters aus dem Unternehmen wird die Abmahnung nicht gelöscht. Zeigt ein Arbeitnehmer innerhalb von zwei bis drei Jahren nach Erteilung der Abmahnung kein Fehlverhalten, kann er in der Personalabteilung einen Antrag auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte stellen.

Hinweis: Ist die Abmahnung nicht rechtmäßig, kann der Arbeitnehmer vor dem Arbeitsgericht dagegen klagen. Die Abmahnung muss dann aus der Personalakte entfernt werden.

Anforderungen an eine Abmahnung

Eine Abmahnung kann in mündlicher oder schriftlicher Form erfolgen. Da sie in der Personalakte des Arbeitnehmers vermerkt wird, ist die Schriftform sinnvoll. So liegt ein Beweis vor, dass der Mitarbeiter abgemahnt wurde. Die folgenden Angaben müssen enthalten sein:

• abgemahntes Verhalten, möglichst mit Datum
• Aufforderung, das abgemahnte Verhalten zu unterlassen
• Androhung einer Kündigung bei erneutem Verstoß

Der Grund der Abmahnung muss ein nachweisbarer Verstoß gegen die vertraglichen Pflichten des Arbeitnehmers sein. Wichtig ist, dass dieser Grund konkret benannt wird. Solche Gründe sind beispielsweise

• Beschädigung von Betriebseigentum
• Arbeitsverweigerung
• häufiges Zuspätkommen
• unentschuldigtes Fehlen
• fehlende Krankmeldung
• Alkoholkonsum bei Alkoholverbot oder Gefährdung der Sicherheit
• unkollegiales Verhalten, beispielsweise Mobbing

Frist für die Erteilung einer Abmahnung

Gesetzliche Fristen für die Erteilung einer Abmahnung gelten nicht. Um den Arbeitnehmer direkt auf sein Fehlverhalten hinzuweisen, sollte die Abmahnung zeitnah erfolgen. Eine solche rückwirkende Abmahnung sollte dem Mitarbeiter die Chance gewähren, sich zu bessern und das abgemahnte Verhalten zu unterlassen.

Das Bundesarbeitsgericht fordert, dass die Abmahnung innerhalb von zwei Wochen nach Feststellung des Fehlverhaltens erteilt werden sollte. Diese Frist kann sich verlängern, wenn der Arbeitgeber Ermittlungen zum abgemahnten Verhalten vornehmen muss. Eine Kündigung ist bereits nach der ersten Abmahnung möglich, wenn der abgemahnte Mitarbeiter denselben Pflichtverstoß erneut begeht.

Abmahnung kann Warnfunktion verlieren

Grundsätzlich gibt es keine gesetzlich festgelegte Verjährungsfrist für Abmahnungen im Arbeitsrecht. Das bedeutet, dass eine Abmahnung nicht automatisch nach einer bestimmten Zeit ihre Wirkung verliert. Dennoch kann eine Abmahnung durch den Zeitablauf an Bedeutung verlieren.

In der Rechtsprechung wird oft davon ausgegangen, dass eine Abmahnung nach etwa zwei bis drei Jahren ihre Warnfunktion verliert, wenn der Arbeitnehmer in dieser Zeit keine weiteren Pflichtverletzungen begangen hat.

Überdies haben Arbeitnehmer unter bestimmten Umständen das Recht, von ihrem Arbeitgeber zu verlangen, dass die Abmahnung aus der Personalakte gelöscht wird. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich herausstellt, dass die Abmahnung unbegründet war oder der Arbeitnehmer über einen längeren Zeitraum einwandfrei gearbeitet hat.

Abmahnungen im Mietrecht

Anders verhält es sich bei Abmahnungen im Mietrecht: Ein Vermieter kann dem Mieter eine Abmahnung aussprechen, wenn dieser die Mietsache vertragswidrig nutzt. Ändert der Mieter das vertragswidrige Verhalten nicht, kann der Vermieter auf Unterlassung klagen.

Eine Abmahnung im Mietrecht verjährt nach drei Jahren gemäß Paragraf 541 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Die Verjährungsfrist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Vermieter vom vertragswidrigen Verhalten des Mieters Kenntnis genommen hat.