Damit keine Nachzahlung droht: Haftungsfalle beim Dienstwagen-Fahrtenbuch vermeiden

Berlin (dpa/tmn) - Arbeitnehmer, die ihren Dienstwagen auch privat nutzen dürfen, können ein Fahrtenbuch führen, um den Anteil privater und beruflicher Fahrten individuell zu bestimmen. Dieses Fahrtenbuch sollte in jedem Fall ordentlich geführt werden, rät Isabel Klocke vom Bund der Steuerzahler.

Denn wenn der Arbeitgeber die Lohnsteuer für den privaten Nutzungsvorteil auf Basis des Mitarbeiter-Fahrtenbuches abrechnet, die Aufzeichnungen aber mangelhaft sind und das Finanzamt deshalb später Lohnsteuern nachfordert, so haftet der Mitarbeiter für die Steuern, entscheid das Bundesarbeitsgericht (Az.: 5 AZR 538/17).

Im konkreten Fall führte der Arbeitnehmer auf eigenen Wunsch ein Fahrtenbuch. Das Finanzamt bemängelte dieses allerdings später und rechnete den privaten Nutzungsvorteil nach der pauschalen Ein-Prozent-Methode ab, was zu einer höheren Lohnsteuer führte. Der Arbeitgeber führte die nachzuzahlende Lohnsteuer an das Finanzamt ab, verrechnete sie aber mit einem Abfindungsanspruch des Arbeitnehmers.

Die Klage des Mitarbeiters gegen diese Verrechnung blieb erfolglos, denn die ordnungsgemäße Führung des Fahrtenbuches obliegt allein der Verantwortung des Arbeitnehmers, so das Urteil. Hat der Arbeitgeber wegen des mangelhaften Fahrtenbuches zu wenig Lohnsteuer einbehalten und an das Finanzamt abgeführt, kann er vom Mitarbeiter die Erstattung sogenannter nachentrichteter Lohnsteuer verlangen.

"Arbeitnehmer, die für den überlassenen Dienstwagen statt der Ein-Prozent- die Fahrtenbuchmethode wählen, sollten sich also vorab kundig machen, welche Bedingungen einzuhalten sind", rät Klocke.

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Wichtig ist, dass jede Fahrt zeitnah dokumentiert wird. Abfahrtsort sowie Ziel und Zweck der Fahrt sollten dabei erfasst werden. Das Fahrtenbuch muss außerdem eine geschlossene Form haben - lose Zettelsammlungen werden vom Finanzamt nicht anerkannt.