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Office-Ratgeber Word: Der perfekt gestaltete Brief
In Zeiten von Facebook, WhatsApp und E-Mail wird ein Brief auf Papier meist nur noch für offizielle Korrespondenz verwendet. Wir zeigen Ihnen in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie sich Ihren eigenen Standard-Brief in Word bauen. Bei dieser Vorlage steht alles am rechten Fleck, so dass Ihnen das Schreiben eines offiziellen Briefes viel leichter fällt.
Generell regelt die DIN-Norm 5800 wo etwas auf einem Blatt Papier zu stehen hat. Das praktische daran: Ihr Brief passt anschließend exakt in ein Couvert mit Adressfenster. Und so setzen Sie die Regeln für Briefkopf, Anschriftenfeld und Betreffzeile für Ihr Word-Dokument um:
Seitenränder und Textfeld in Word definieren
Im ersten Schritt bestimmen Sie die Seitenränder Ihres Word-Briefes. Für den linken Seitenrand wählen Sie einen Abstand von 2,41 Zentimeter, während Sie den oberen Seitenrand auf 9,5 Zentimeter festlegen, so dass Ihr Textfeld direkt unterhalb des Anschriftenfelds beginnt.
Briefkopf in das Dokument einfügen
Im Briefkopf gehört Ihr Name, ein Logo – falls vorhanden – sowie die Anschrift. Die DIN-Norm räumt Ihnen für die Gestaltung des Briefkopfes 4,5 Zentimeter ein.
Anschriftenfeld in Word gestalten
Im nächsten Schritt positionieren Sie das Anschriftenfeld. Es besitzt laut DIN-Vorschrift eine Höhe von 4,0 Zentimetern und eine Breite von 8,5 Zentimetern. Insgesamt neun Zeilen finden hier Platz, wobei die ersten drei für Vermerke reserviert sind; die restlichen stehen Ihnen für die Adresse zur Verfügung. Die Umsetzung in Word realisiert sich am einfachsten über ein Textfeld.
Betreffzeile und Briefinhalt in Word positionieren
Auf die Betreffzeile folgen zwei Leerzeilen, gefolgt von der sogenannten Betreffzeile. In dieser steht kurz der Inhalt des Briefs, wie etwa "Ihr Schreiben vom 13. Mai 2013". Anschließend folgen zwei Leerzeilen und dann die Anredezeile. Zwischen dem Brieftext und der abschließenden Grußformel steht ebenfalls wieder eine Leerzeile.
Falzmarken richtig platzieren
Damit Ihr Brief exakt in einem DIN-C5- oder DIN-C6-Umschlag passt und die Adresse richtig platziert ist, statten Sie Ihrer Briefvorlage mit einer Falzmarke aus. Damit die Markierung die Eingabe des Textes nicht beeinflusst, verstecken Sie diese in der Fußzeile.
Dokument als Briefvorlage abspeichern
Damit Sie Ihren Musterbrief nicht unbeabsichtigt ändern, speichern Sie diesen zum Schluss als Word-Vorlage ab. So haben Sie immer eine Kopie zur Hand, während das Original von Anpassungen unberührt bleibt.
- Wählen Sie unter Dateityp den Typ Word-Vorlage (*.dotx).
Microsoft Word speichert die neue Vorlage automatisch im Ordner Dokumente Ihres Windows-Benutzerprofils. Damit Sie Ihre persönliche Briefvorlage auch in der Auswahl von Word aufrufen können, ändern Sie über Datei, Optionen noch das Stammverzeichnis der Benutzervorlagen. Wie das geht, zeigt Ihnen die Foto-Show. Über Datei, Neu, Meine Vorlagen können Sie Ihre Briefvorlage dann bequem in Word öffnen.
