Schnell erklärt: Mit dem Dienstwagen in den Urlaub – ist das erlaubt?

Mit dem Firmenwagen in den Urlaub: Ist das erlaubt? Worauf Sie unbedingt achten sollten.

Kurz zusammengefasst:

• Vertrag und Firmenrichtlinien auf Nutzungshinweise prüfen.
• Fahrberechtigung für Familienmitglieder und Dritte klären.
• Versicherungsschutz, Schutzbrief und Steuerregelungen überprüfen.

Die Koffer sind gepackt, der Urlaub steht vor der Tür – und auch der vollgetankte Firmenwagen. Aber dürfen Sie den Dienstwagen überhaupt für die private Urlaubsreise nutzen?

Rechtliche Grundlagen prüfen

Bevor Sie den Dienstwagen für die Urlaubsreise einplanen, sollten Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen klären. Sie finden sie in der Regel in den folgenden Dokumenten:

• Arbeitsvertrag
• Dienstwagenordnung
• Dienstwagenüberlassungsvertrag

Jeder Arbeitgeber kann hier unterschiedliche Regelungen treffen. Eine sorgfältige Prüfung dieser Dokumente ist daher der erste, wichtige Schritt. Hinzu kommen aber weitere wichtige Punkte, die Sie klären sollten.

Fahrberechtigte Personen

Ein zentraler Punkt ist die Frage, wer außer dem Dienstwagenberechtigten das Fahrzeug fahren darf. Häufige Einschränkungen können auch das direkte Umfeld ausschließen:

• Familienangehörige (insbesondere Ehepartner)
• minderjährige Kinder
• Fahrer mit eingeschränkter Fahrerfahrung (z. B. Führerscheinbesitz weniger als 3 Jahre)

Beispiel: Einige Unternehmen erlauben die Nutzung durch den Ehepartner, schließen aber minderjährige Kinder als Fahrer aus.

Versicherungsschutz

Prüfen Sie unbedingt, ob der bestehende Versicherungsschutz auch Urlaubsfahrten abdeckt. Achten Sie dabei insbesondere auf diese Aspekte:

• Geltungsbereich (insbesondere bei Fahrten ins Ausland)
• eventuelle Einschränkungen bei privaten Fahrten
• Selbstbeteiligung im Schadensfall

Schutzbrief

Ein Schutzbrief bietet zusätzliche Leistungen bei Pannen oder Unfällen. Klären Sie ab:

• Besteht für das Fahrzeug ein Schutzbrief?
• Welche Leistungen deckt er im Ausland ab (z. B. Abschleppen, Ersatzfahrzeug)?
• Wie können Sie im Notfall Hilfe anfordern?

Tank- oder Ladekarte

Für die Kostenabrechnung ist es wichtig zu wissen:

• Dürfen Sie die Firmen-Tankkarte auch im Urlaub nutzen?
• Welche Kosten müssen Sie selbst tragen?
• Wie werden private Fahrten abgerechnet?

Steuerliche Aspekte

Die private Nutzung des Dienstwagens im Urlaub kann steuerliche Konsequenzen haben. Sprechen Sie mit Ihrem Arbeitgeber oder einem Steuerberater darüber:

• wie die private Nutzung versteuert wird (z. B. 1-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch)
• ob zusätzliche Kosten für Urlaubsfahrten anfallen

In vielen Fällen ist es möglich, mit dem Dienstwagen in den Urlaub zu fahren – eine sorgfältige Vorbereitung ist aber dringend ratsam. Studieren Sie zunächst alle relevanten Unterlagen und suchen Sie dann das Gespräch mit Ihrem Arbeitgeber oder der zuständigen Stelle. Klären Sie dabei alle offenen Fragen und lassen Sie sich die Erlaubnis zur Urlaubsnutzung schriftlich geben. So vermeiden Sie rechtliche und finanzielle Überraschungen.