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Höflich und bestimmt Beschwerdebrief an Vermieter - so treffen Sie den richtigen Ton
Sprache kann ein und denselben Inhalt auf verschiedene Art und Weise wiedergeben. Sie erfüllt ihr Ziel nur, wenn der Ton der Situation angemessen ist. Ein Beschwerdebrief an Ihren Vermieter verlangt von Ihnen Neutralität, distanzierte Höflichkeit und Genauigkeit.
Bleiben Sie in der Sprache neutral und höflich
Es gibt verschiedene Wörter für dieselbe Sache. Für "Pferd" können Sie auch das Wort "Gaul" wählen. Während der erste Ausdruck neutral ist, nimmt man den zweiten als negativ wertend wahr. In einem Brief an den Vermieter sollten Sie möglichst neutrale Worte verwenden. Klagen Sie durch Ihre Wortwahl zu sehr an, wird der Adressat ein Abwehrverhalten aufbauen. Bleiben Sie in Ihrem Schreiben höflich, aber behandeln Sie Ihren Vermieter nicht zu freundschaftlich. Vermeiden Sie Umgangssprache und drücken Sie sich in einer distanzierten und geschäftlichen Sprache aus, die Ihrer Beziehung angemessen ist.
Bemühen Sie sich um Objektivität
Vermeiden Sie bei einem Beschwerdebrief Emotionsausbrüche. Ihr Vermieter wird Ihnen eher seine Aufmerksamkeit schenken, wenn Sie die Lage mit objektiven Argumenten und einer nüchternen Beschreibung des Sachverhalts schildern. Nehmen Sie seine Reaktion nicht vorweg und denken Sie nicht für ihn mit. Mutmaßungen darüber, wie er reagieren wird, sind fehl am Platz.
Achten Sie auch auf Ihre Satztypen: Befehlssätze und Ausrufe sind für ein solches Schreiben nicht zu empfehlen. Ihre Beziehung zu Ihrem Vermieter lässt keine Befehle zu. Ausrufe im Bezug zur Immobilie wiederum geben Ihrer Beschwerde einen stark emotionalen Ton. Der einzige Weg, Ihre Forderungen sinnvoll zu unterstreichen, ist eine zusammenhängende Argumentation, die sich an reine Fakten hält.
Umfang und Stil eines Beschwerdebriefs an den Vermieter
Bemühen Sie sich in Ihrem Beschwerdebrief an den Vermieter um eine eindeutige und klare Schilderung des Sachverhalts. Vermeiden Sie Mehrdeutigkeiten. Solche können vom Empfänger als ironisch interpretiert werden, sodass Ihr Vermieter sich auf den Arm genommen fühlt. Die Schilderung Ihrer Beschwerde sollte so kurz wie möglich und gerade so lang wie nötig ausfallen. Außerdem sollten Sie direkt auf den Punkt kommen, statt Ihren Text auszuschmücken, abzuschweifen oder zu weit auszuholen.
