Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Muss man sie aufbewahren?

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Krankenschein – müssen Sie die Bescheinigung aufbewahren?

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist ein wichtiges Dokument für Arbeitgeber und Versicherte – eine Aufbewahrungspflicht ist jedoch nicht klar festgelegt.

In Deutschland ist die Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) bei der Krankenkasse und dem Arbeitgeber Pflicht, sobald Sie vom Arzt krankgeschrieben werden. Nach der Vorlage ist es nötig, die Dokumente aufzubewahren, für Arbeitgeber und Versicherte.

Warum die Aufbewahrung wichtig ist

Die Aufbewahrung Ihrer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ist aus mehreren Gründen wichtig. Zum einen dient sie als Nachweis Ihrer Arbeitsunfähigkeit gegenüber dem Arbeitgeber und der Krankenkasse. Im Falle von Unklarheiten oder Streitigkeiten ist die AU ein wichtiges Dokument, das Ihre Ansprüche untermauert.

Aufbewahrungspflicht verstehen

Die Aufbewahrungspflicht für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und Krankmeldungen ist gesetzlich nicht festgelegt. Es ist ratsam, diese Dokumente mindestens drei Jahre aufzubewahren. Dieser Zeitraum entspricht der allgemeinen Verjährungsfrist für Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis.

Krankmeldung richtig aufbewahren – sicher und geschützt

Bewahren Sie Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen digital oder gedruckt an einem sicheren Ort auf. Eine ordentliche Ablage in einem Ordner, der an einem sicheren Ort aufbewahrt wird, ist eine gute Praxis. Digitalisieren Sie die Unterlagen, speichern Sie diese extern auf einem Speichermedium und in den Dateien. Die doppelte Absicherung vermeidet den Verlust.

Elektronische AU aufbewahren – Löschung früher möglich

Bei Lohnfortzahlung ist die Aufbewahrung aus rechtlichen Gründen drei Jahre lang zu empfehlen. Seit 2023 sind Arbeitgeber in der Pflicht, elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen entgegenzunehmen. Die Aufbewahrungsfrist ändert sich dadurch nicht. Sind Sie krankgeschrieben, erhalten jedoch keine Lohnfortzahlung durch den Betrieb, ist eine Löschung nach sechs Wochen möglich. In diesem Fall sind rechtliche Aspekte zu vernachlässigen, da es keine Streitigkeiten im Bereich Lohnzahlung gibt.

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Wann die Krankmeldung nach einem Jahr gelöscht werden darf

Sind Sie im Kalenderjahr weniger als sechs Wochen krank, ist die Löschung nach einem Jahr gerechtfertigt. Nach diesem Zeitraum sind auch Ärzte dazu berechtigt, Krankmeldungen ihrer Patienten aus den Akten zu löschen. Die Empfehlung der Aufbewahrung liegt für Praxen bei mindestens 12 Monaten, alles darüber hinaus ist freiwillig.