Banken und Krankenkasse: Warum sie viele Briefe einzeln versenden

An einigen Tagen landen gleich mehrere Anschreiben eines Absenders im Briefkasten. Liegt es an der langsamen Arbeit der Post? t-online hat herausgefunden, was wirklich dahintersteckt.

Ist Ihnen das auch schon einmal aufgefallen? Teilweise liegen zwei oder drei Briefe desselben Absenders am gleichen Tag oder kurz hintereinander im Briefkasten. Ökologisch und ökonomisch gesehen scheint das nicht durchdacht zu sein. Schließlich fällt hierdurch mehr Papiermüll an – zudem muss für jeden Brief Porto gezahlt werden. Denn das Versenden eines zweiseitigen Briefes kostet 0,85 Euro. Werden hiervon drei Stück gleichzeitig oder zeitnah versendet, fallen insgesamt 2,55 Euro Porto plus Materialkosten an. Versendete das Unternehmen hingegen die sechs Seiten in einem großen Umschlag, so lägen die Portogebühren bei etwa 1,60 Euro zuzüglich Materialkosten. Das wäre wesentlich günstiger.

t-online hat daher einmal nachgefragt, weshalb Unternehmen ihre Post nicht gebündelt in einem Umschlag, sondern einzeln schicken.

Gängige Praxis

Die Techniker Krankenkasse erklärt t-online ihre Praxis. Der Versand der Unternehmensbriefe erfolge vorwiegend durch die hauseigenen Druckstraßen. Ein kleiner Teil sei jedoch an einen externen Dienstleister ausgelagert worden. Somit resultiere die Zusammenführung in einem logistischen Mehraufwand.

Ein weiterer Grund: In der Druckstraße – sowohl auf der internen als auch auf der externen – werden "stets gleichartige Druckaufträge zusammen verarbeitet und nach Postleitzahlen sortiert über den Tag verteilt in mehreren Tranchen in den Postversand gegeben." So die Erklärung. Das hat für die TK den Vorteil, dass sie als Großkunde auftreten kann und dementsprechend günstigere Konditionen für den Prozess erhält, als wenn sie weniger, aber dafür stark unterschiedliche Briefstücke in die Post gäbe.

Die Vor- und Nachteile auch im Kostenbereich wurden von dem Unternehmen bereits mehrfach überprüft. "Ergebnis ist, dass das derzeitige System deutlich preiswerter und besser ist als die möglichen Alternativen", so die TK.

Logistische Schwierigkeiten

Ein weiterer Grund, weshalb der gebündelte Versand von Dokumenten nicht praktiziert wird: der allgemeine Ablauf. Denn durch das Drucken gleichartiger Schriftstücke befinden sich diese meist schon auf dem Weg zur Post, während andere Schreiben noch verfasst oder gedruckt werden.

"Und wenn der Druck erst starten würde, wenn alle Fachabteilungen ihre Arbeiten an den Schriftstücken abgeschlossen haben, müsste die Druckerei Nachtschichten einführen, die wiederum erhöhte Kosten für Nachtzuschläge mit sich bringen würde. Außerdem gingen die Briefe erst einen Tag später in den Versand."

Besonderheit bei Banken

Enthalten die Briefe allerdings private oder kritische Informationen – beispielsweise sensible Kundendaten – werden diese aus Sicherheitsgründen nicht gebündelt versendet. Dadurch soll verhindert werden, dass bei einem Verlust oder Diebstahl des Briefes gleich mehrere kritische Daten verloren gehen oder in falsche Hände geraten.