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Zusammenarbeit Google-Dokument gemeinsam bearbeiten - so funktioniert's
Google Docs wurde mit Googles Cloudlösung Drive verbunden und ist komplett in diese integriert. Die Dokumente, die im Drive angelegt werden, können auch gemeinsam mit mehreren Personen bearbeitet werden. Dies macht Google Docs zu einem ansprechenden Kollaborationstool.
Google Drive und Dokumente nutzen
Um Google-Dokumente gemeinsam bearbeiten zu können, müssen Sie und idealerweise alle Mitarbeiter über ein Google-Konto verfügen. Danach können Sie alle Google-Services nutzen. Obwohl Google Docs auch separat genutzt werden können, macht es aus Gründen der Datensicherheit und der besseren Kollaborationsmöglichkeiten Sinn, gleich den Weg über Google Drive zu gehen.
Mit Google Drive haben Sie eine kostenlose 15GB-Cloud-Speicherlösung an der Hand, in der alle Google Docs abgelegt werden. Gleichzeitig werden alle Dokumente nach Installation der Software Google Drive Client auch auf dem eigenen Rechner gespeichert und können bequem von dort aus bearbeitet werden.
Von der Startseite des Google Drive aus haben Sie die Möglichkeit, über "Erstellen" ein neues Dokument anzulegen. Das können Tabellen sein, es gehen aber auch Textdokumente, Präsentationen, Formulare oder Zeichnungen. Alle diese Dokumente können dann, bei Bedarf, gemeinsam bearbeitet werden.
Dokumente zur gemeinsamen Bearbeitung freigeben
Damit Ihr neu angelegtes Dokument auch von anderen bearbeitet werden kann, haben Sie mehrere Möglichkeiten zur Freigabe. Öffnen Sie zuerst das Dokument im Webinterface von Google Drive. Dann haben Sie Zugriff auf die Option "Freigeben" in der rechten, oberen Ecke. Ein Klick darauf öffnet ein neues Fenster mit verschiedenen Optionen.
Sie finden zuerst einen Link für die Freigabe. Über diesen Link müssen alle Personen verfügen, die an dem Dokument mitarbeiten sollen. Darunter haben Sie die Möglichkeit, den Link gleich über verschiedene soziale Netzwerke zu teilen.
Zugriffsberechtigungen ändern
Im Bereich unter dem Link für die Freigabe können Sie grundlegende Zugriffsberechtigungen ändern. In der Regel sind neu angelegte Dokumente erst einmal privat, können also nur von Ihnen selbst bearbeitet werden. Klicken Sie auf "ändern", können Sie die Zugriffsberechtigung so ändern, dass alle Personen, die den Link besitzen, am Dokument mitarbeiten können. Hierzu ist nicht einmal ein Google-Konto nötig. Sie können das Dokument auch komplett öffentlich machen, dann kann offen danach gesucht und mitgearbeitet werden, auch ohne Link und Google-Konto.
Im letzten Bereich können Sie explizit einzelne Personen per E-Mail einladen, am Dokument mitzuarbeiten. Dies funktioniert auch, wenn die Zugriffsberechtigung auf privat gestellt ist. Mitarbeiter müssen dann den Zugriff über die Mail bestätigen und tauchen dann als weitere Zugriffsberechtigte in der Liste auf.
Das gemeinsame Bearbeiten beenden
So wie Sie einzelne Personen zur Liste der Zugriffsberechtigten hinzufügen können, können Sie diese Personen auch wieder entfernen. Soll ein Dokument nicht mehr gemeinsam bearbeitet werden, können Sie einfach alle berechtigten Personen aus der Liste entfernen und die Zugriffsberechtigung wieder auf privat setzen, dann funktioniert auch der verteilte Link nicht mehr.
