Zeugnis verloren – und nach 30 Jahren Ersatz bekommen

Sie möchten Ihren Bewerbungsunterlagen ein Abschlusszeugnis beifügen. Nach intensiver Suche stellen Sie fest, dass Sie Ihr Zeugnis nach 30 Jahren verloren haben. Was Sie tun können.

Wer schon mehrere Jobs hatte und Arbeitszeugnisse vorweisen kann, dürfte in den seltensten Fällen noch ein Schulzeugnis brauchen. Doch kann dieses Dokument wichtig sein, damit Sie alle persönlichen Unterlagen beisammen haben oder eben doch noch einmal Ihre schulische Ausbildung belegen müssen.

Selbst, wenn 30 Jahre vergangen sind: Es gibt Möglichkeiten, ein Zeugnis wiederzubekommen, sollten Sie es nicht mehr finden. In diesem Artikel erklären wir, an wen Sie sich wenden können.

So erhalten Sie Ihre alten Zeugnisse wieder

Wurde Ihr Zeugnis innerhalb der letzten 45 Jahren ausgestellt, ist Ihre ehemalige Schule die richtige Anlaufstelle. Sprechen Sie im Sekretariat vor und bitten um Neuausstellung des Dokuments. Ihre Identität weisen Sie mit Ihrem Personalausweis oder einem Reisepass zusammen mit der Meldebescheinigung nach. Existiert Ihre Schule nicht mehr, wenden Sie sich an das örtliche Schulamt oder das Stadtarchiv.

Aufbewahrungsfrist für Schulzeugnisse

Es greift der Erlass des Innenministeriums vom 14. August 1964 für gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Dabei handelt es sich um personenbezogene Daten ehemaliger Schüler. Für übliche Jahreszeugnisse gilt eine Aufbewahrungsfrist von nur einem Jahr.

Maßgebend ist das Entlassungsdatum des Schülers. Wichtige Abschlusszeugnisse muss Ihre Schule dagegen 45 Jahre lang aufbewahren.

Nachdem die Frist abgelaufen ist, entscheidet die Gemeinde über die Archivierung der Dokumente. Entscheidet sie sich dagegen, die Dokumente aufzubewahren, muss sie sie fachgerecht entsorgen. Danach lassen sich die Daten nicht mehr herstellen.

Was kostet ein neues Zeugnis?

Nach einer Bearbeitungszeit von normalerweise rund zwei Wochen stellt man Ihnen ein Ersatzzeugnis aus. Die Kosten dafür können zwischen 10 und 175 Euro liegen. Das ist regional sehr unterschiedlich. Fragen sie deshalb am besten bei ihrer Schule oder dem zuständigen Schulamt nach.

Keine Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen

Als Privatperson müssen Sie Zeugnisse nicht aufbewahren, dazu gibt es keine Pflicht. Allerdings sollten Sie diese im eigenen Interesse aufbewahren. Besonders Zeugnisse höherer Klassenstufen, Abitur, Lehre und ähnliches müssen Sie oft bei Bewerbungen mit einreichen. Eventuell sind sie auch für Aus- und Weiterbildungen wichtig.

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Eine Aufbewahrung bis zum Rentenalter ist daher zu empfehlen – am besten an einem sicheren und leicht zugänglichen Ort. Das Vorhandensein amtlich beglaubigter Kopien von wichtigen Dokumenten kann ebenfalls nicht schaden.